Back
An open laptop on a wooden desk displays a "Praxismanagement" calendar screen with patient appointments. A stack of notebooks, a small potted succulent, and a ceramic mug are also on the desk. In the sunlit background, there is a window, a large potted plant, and a shelf with amber glass bottles.
Erfolg für Heilpraktiker

Heilpraktiker Abrechnung Software: Privatpatienten effizient verwalten

23.01.26

Entdecken Sie, wie moderne Abrechnungssoftware Ihre Heilpraktiker-Praxis revolutioniert. Mit Ruana verwalten Sie Privatpatienten effizient durch Online Terminuchung, digitale Patientenakten, automatische Terminerinnerungen und professionelle Rechnungsstellung – DSGVO-konform und ohne technische Vorkenntnisse. Starten Sie heute Ihre 14-tägige kostenlose Testphase.

Die Herausforderung: Praxisverwaltung als Heilpraktiker

Als Heilpraktiker jonglieren Sie täglich mit zahlreichen Aufgaben: Patiententermine koordinieren, Behandlungsdokumentationen erstellen, Rechnungen schreiben und gleichzeitig eine persönliche Betreuung Ihrer Patienten sicherstellen. Eine moderne Heilpraktiker Abrechnung Software kann hier entscheidend helfen. Die Verwaltung von Privatpatienten erfordert präzise Abrechnung, transparente Kommunikation und eine professionelle Organisation – alles, während Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren möchten: die Gesundheit Ihrer Patienten.

Viele Heilpraktiker verlieren wertvolle Behandlungszeit durch manuelle Verwaltungsprozesse. Excel-Tabellen, Papierkalender und handschriftliche Karteikarten mögen vertraut sein, aber sie kosten Zeit, erhöhen das Fehlerrisiko und erschweren das Wachstum Ihrer Praxis.

Ein Screenshot der Ruana Software-Benutzeroberfläche, der einen detaillierten Tages-Terminplan für vier verschiedene Therapeuten zeigt, inklusive Kalenderansicht und Patientenlisten.
Die intuitive Tagesansicht von Ruana ermöglicht eine effiziente Koordination von Terminen und Ressourcen in der medizinischen Praxis.

Warum moderne Heilpraktiker Abrechnung Software unverzichtbar ist

Die digitale Transformation macht auch vor Naturheilpraxen nicht halt. Eine spezialisierte Praxisverwaltungssoftware bietet Heilpraktikern entscheidende Vorteile:

  • Zeitersparnis: Automatisierte Terminverwaltung und Rechnungsstellung reduzieren administrative Aufgaben um bis zu 70%
  • Fehlerreduktion: Digitale Systeme minimieren Abrechnungsfehler und vergessene Termine
  • Professionelles Image: Online-Buchung und automatische Terminerinnerungen per E-Mail (SMS optional) verbessern die Patientenerfahrung
  • Rechtssicherheit: DSGVO-konforme Datenspeicherung und sichere Patientenakten
  • Finanzielle Übersicht: Transparente Umsatzberichte und Forderungsmanagement

Online-Terminbuchung: Ihre Praxis ist 24/7 erreichbar

Einer der größten Vorteile moderner Praxissoftware ist die Online-Terminbuchung. Mit Ruana können Ihre Patienten jederzeit – auch außerhalb Ihrer Sprechzeiten – Termine buchen.

Vorteile für Ihre Heilpraktiker-Praxis:

Ihre Patienten können bequem von ihrem Smartphone, Tablet oder Computer aus Termine vereinbaren. Das System zeigt automatisch Ihre Verfügbarkeiten an und verhindert Doppelbuchungen. Sie können verschiedene Behandlungsarten anlegen (z.B. Erstgespräch, Akupunktur, Phytotherapie) und unterschiedliche Zeitfenster definieren.

Der Buchungslink lässt sich einfach auf Ihrer Website, in Ihrer E-Mail-Signatur oder in sozialen Medien einbinden. So erreichen Sie neue Patienten genau dort, wo sie nach Heilpraktikern suchen.

Ruana Online-Terminbuchung – Kalenderansicht zur Auswahl von Datum und Uhrzeit beim Spezialisten
Online-Terminbuchungsseite in Ruana, auf der Patienten Datum und verfügbare Uhrzeiten bei einem Spezialisten auswählen.

Rechnungsstellung für Privatpatienten: Einfach und professionell

Als Heilpraktiker behandeln Sie überwiegend Privatpatienten, die ihre Behandlungen selbst bezahlen oder über Zusatzversicherungen abrechnen. Die Rechnungsstellung muss daher präzise, transparent und professionell sein. Eine spezialisierte Heilpraktiker Abrechnung Software vereinfacht diesen Prozess erheblich.

Effiziente Abrechnung mit Ruana:

Erstellen Sie professionelle Rechnungen mit wenigen Klicks. Das System unterstützt die Verwendung von GebüH (Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker) Positionen und ICD-10-Codes für eine präzise Leistungsabrechnung. Sie können individuelle Behandlungsleistungen definieren und Preise hinterlegen.

Mit Ruana erstellen Sie professionelle Rechnungen, die Sie per E-Mail an Ihre Patienten senden oder ausdrucken können. Ihre Patienten bezahlen dann per Überweisung, bar oder mit Karte direkt in Ihrer Praxis. Sie können den Zahlungsstatus jeder Rechnung manuell im System aktualisieren und behalten so jederzeit den Überblick über offene Forderungen.

Rechnungen werden automatisch generiert und können per E-Mail versendet werden, was Ihren Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.

in Screenshot des RUANA-Zahlungsfensters für eine Rechnung über 25,00 €. Der Nutzer befindet sich im dritten Schritt „Zahlung“, wählt zwischen den Methoden Karte oder Bar aus und kann Rabatte hinzufügen.
Der strukturierte Zahlungsprozess ermöglicht die schnelle Auswahl von Bezahlarten und die Anwendung von Rabatten vor dem Abschluss der Buchung.

Digitale Patientenakte: Papierlos und sicher

Die vollständige Dokumentation ist für Heilpraktiker nicht nur eine professionelle Pflicht, sondern auch rechtlich relevant. Mit Ruana führen Sie digitale Patientenakten, die alle wichtigen Informationen zentral und sicher speichern.

Patientenverwaltung, die Zeit spart:

Erstellen Sie anpassbare Aufnahmeformulare, die Ihre Patienten bereits vor dem ersten Termin online ausfüllen können. So haben Sie alle Informationen zur Anamnese, Vorerkrankungen und aktuellen Beschwerden bereits vor der Behandlung vorliegen.

Die SOAP-Notizen (Subjective, Objective, Assessment, Plan) ermöglichen eine strukturierte Dokumentation jeder Behandlung. Sie können Behandlungspläne erstellen, Therapieziele definieren und den Fortschritt Ihrer Patienten nachverfolgen. Dateien wie Laborberichte, Röntgenbilder oder Befunde können direkt in der Patientenakte hochgeladen werden.

Die RUANA-Softwareoberfläche zeigt die Patientenakte von Anastasiia Morales mit Informationen zu einem Folgetermin, Diagnosen wie HWS-Syndrom und einem Zeitplan auf der linken Seite.
Das integrierte Anatomie-Tool ermöglicht die visuelle Dokumentation von Schmerzpunkten oder Befunden direkt in der Patientenansicht.

Automatische Terminerinnerungen per E-Mail und SMS: Weniger No-Shows

Vergessene Termine kosten Heilpraktiker nicht nur Umsatz, sondern auch wertvolle Behandlungszeit, die anderen Patienten hätte zugutekommen können. Ruana sendet automatisch Terminerinnerungen per E-Mail an Ihre Patienten. Optional können Sie auch SMS-Erinnerungen aktivieren (gegen zusätzliche Gebühr).

Sie bestimmen, wann die Erinnerungen versendet werden (z.B. 24 oder 48 Stunden vor dem Termin). Die Patienten erhalten alle relevanten Informationen: Datum, Uhrzeit, Behandlungsart und Praxisadresse.

SMS-Erinnerungen bieten dabei besondere Vorteile: Sie werden sofort zugestellt, haben eine Öffnungsrate von über 98% und erreichen Patienten direkt auf ihrem Smartphone. In Kombination mit E-Mail-Erinnerungen reduziert dies die No-Show-Rate um bis zu 60% und verbessert die Auslastung Ihrer Praxis erheblich. Patienten schätzen die zuverlässige Erinnerung per SMS, besonders wenn sie unterwegs sind und ihre E-Mails nicht regelmäßig prüfen.

Pakete und Mitgliedschaften für wiederkehrende Behandlungen

Viele Heilpraktiker bieten Behandlungspakete an – beispielsweise eine Serie von 10 Akupunktursitzungen oder monatliche Mitgliedschaften für präventive Behandlungen. Mit der Massage- und Wellness-Funktionalität, die auch für Heilpraktiker-Praxen geeignet ist, können Sie solche Pakete einfach verwalten.

Erstellen Sie Behandlungspakete mit einer bestimmten Anzahl von Sitzungen. Das System verfolgt automatisch, wie viele Einheiten ein Patient bereits genutzt hat und wie viele noch verfügbar sind. Bei Mitgliedschaften können Sie Verlängerungstermine verwalten und Pakete nach Ablauf erneuern.

Berichte und Analysen: Ihre Praxis auf einen Blick

Wie entwickelt sich Ihre Praxis? Welche Behandlungen werden am häufigsten gebucht? Wie hoch ist Ihr monatlicher Umsatz? Ruana bietet umfassende Analyse- und Berichtsfunktionen, die Ihnen helfen, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Die Analysen zeigen Ihnen Umsatzentwicklungen nach Zeitraum, Behandlungsart oder Therapeut (falls Sie mehrere Heilpraktiker in Ihrer Praxis haben). Sie können die am häufigsten gebuchten Termine identifizieren und Ihr Angebot entsprechend optimieren. Detaillierte Finanzberichte lassen sich für die Buchhaltung oder das Finanzamt exportieren.

DSGVO-Konformität: Datenschutz für Ihre Patienten

Als Heilpraktiker verarbeiten Sie hochsensible Gesundheitsdaten. Die Einhaltung der DSGVO ist daher nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch eine Vertrauensfrage gegenüber Ihren Patienten.

Ruana hostet alle Daten auf sicheren AWS-Servern in Ihrer Region, sodass die Daten Deutschland bzw. Europa nicht verlassen. Die Plattform erfüllt höchste Sicherheitsstandards und ermöglicht es Ihnen, DSGVO-konforme Einwilligungen von Patienten einzuholen und zu dokumentieren.

Multi-Standort-Verwaltung für wachsende Praxen

Betreiben Sie mehrere Praxisstandorte oder möchten Sie expandieren? Mit dem Professional Plan können Sie mehrere Standorte in einem System verwalten. Jeder Standort kann eigene Öffnungszeiten, Therapeuten und Buchungseinstellungen haben, während Sie zentral auf alle Daten zugreifen können.

Dies ist auch ideal für Heilpraktiker, die in Gemeinschaftspraxen arbeiten oder verschiedene Behandlungsräume an unterschiedlichen Wochentagen nutzen.

Warum Heilpraktiker Ruana wählen

Ruana wurde für Gesundheits- und Wellnessfachleute entwickelt – von Chiropraktikern über Psychotherapeuten bis hin zu Heilpraktikern. Die Software vereint alle wesentlichen Funktionen in einer benutzerfreundlichen Plattform:

  • Einfache Einrichtung: Sie können innerhalb weniger Minuten loslegen, ohne technische Vorkenntnisse
  • Intuitive Bedienung: Klare Navigation und durchdachte Workflows sparen Schulungszeit
  • Faire Preisgestaltung: Transparente Preise ohne versteckte Kosten – ab 45,99 € monatlich
  • Skalierbar: Vom Solo-Heilpraktiker bis zur Praxis mit mehreren Therapeuten
  • Professioneller Support: Bei Fragen steht Ihnen das Ruana-Team zur Verfügung
A pricing table titled "Wählen Sie Ihr passendes Paket" showing two plans: "Solo Plan" for $45.99/month and "Professional Plan" for $65.99/month, with a list of features for each.

Die zwei Ruana Pläne für Heilpraktiker

Solo Plan – 45,99 € / Monat

Ideal für selbstständige Heilpraktiker mit eigener Praxis:

  • 1 Therapeut
  • Bis zu 30 Termine pro Monat
  • Online-Buchung
  • E-Mail-Erinnerungen (SMS-Erinnerungen optional gegen Aufpreis)
  • Digitale Aufnahmeformulare
  • Patientenakten mit Basis-SOAP-Notizen
  • Rechnungsstellung und Zahlungsverwaltung
  • Berichte und Analysen

Professional Plan – 65,99 € / Monat + 19,99 € pro zusätzlichem Therapeut

Für wachsende Praxen und Gemeinschaftspraxen:

  • Einzelne oder mehrere Therapeuten (skalierbar)
  • Unbegrenzte Termine
  • Alle Solo-Plan-Features
  • Erweiterte SOAP-Notizen mit automatischen Dokumentationen
  • Online-Terminanfragen (Sie genehmigen Termine manuell)
  • Pakete und Mitgliedschaften
  • Multi-Standort-Unterstützung

Beide Pläne beinhalten alle Kern-Features für eine effiziente Praxisverwaltung. Sie können mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion beginnen – ohne Kreditkarte, ohne Verpflichtung.

Erste Schritte mit Ruana: So einfach geht’s

Der Einstieg in Ihre digitale Praxisverwaltung ist unkompliziert:

  1. Kostenlos testen: Starten Sie Ihre 14-tägige Testphase ohne Angabe von Zahlungsinformationen
  2. Praxis einrichten: Hinterlegen Sie Ihre Praxisdaten, Öffnungszeiten und Behandlungsarten
  3. Patienten informieren: Teilen Sie Ihren Buchungslink per E-Mail, Website oder Social Media
  4. Loslegen: Verwalten Sie Termine, dokumentieren Sie Behandlungen und erstellen Sie Rechnungen

Die meisten Heilpraktiker sind innerhalb von 1-2 Stunden startklar. Das System ist so intuitiv gestaltet, dass Sie keine umfangreiche Einarbeitung benötigen.

Fazit: Mehr Zeit für Ihre Patienten, weniger Zeit für Verwaltung

Als Heilpraktiker haben Sie sich für einen Beruf entschieden, der Menschen auf ihrem Weg zu Gesundheit und Wohlbefinden begleitet. Administrative Aufgaben sollten Sie nicht davon abhalten, sich voll auf Ihre Patienten zu konzentrieren.

Eine moderne Heilpraktiker Abrechnung Software wie Ruana nimmt Ihnen den Verwaltungsaufwand ab, professionalisiert Ihre Praxis und gibt Ihnen mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die Behandlung Ihrer Patienten. Mit Online-Buchung, automatisierter Rechnungsstellung, digitalen Patientenakten und umfassenden Analysetools haben Sie alle Werkzeuge an der Hand, um Ihre Praxis effizient zu führen und weiterzuentwickeln.

Die Investition in eine Praxissoftware zahlt sich schnell aus – durch eingesparte Zeit, weniger Fehler, professionelleres Auftreten und zufriedenere Patienten. Mit transparenten Preisen ab 45,99 € monatlich und einer risikofreien Testphase gibt es keinen Grund zu zögern.

Starten Sie heute Ihre digitale Praxisverwaltung

Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen einer modernen Heilpraktiker Abrechnung Software. Testen Sie Ruana 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich – keine Kreditkarte erforderlich.

Jetzt kostenlos testen →

Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne bei der Umstellung auf eine effizientere Praxisverwaltung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich Ruana auch für mehrere Praxisstandorte nutzen?
Ja, mit dem Professional Plan können Sie mehrere Standorte verwalten und für jeden Standort individuelle Einstellungen vornehmen.

Wie sicher sind meine Patientendaten?
Alle Daten werden auf sicheren AWS-Servern in Ihrer Region gespeichert und erfüllen höchste Datenschutzstandards gemäß DSGVO.

Kann ich meine bestehenden Patientendaten importieren?
Ja, Sie können Ihre Patientendaten importieren. Kontaktieren Sie den Support für Unterstützung beim Datenimport.

Benötige ich technische Kenntnisse?
Nein, Ruana ist benutzerfreundlich gestaltet und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Die meisten Heilpraktiker sind innerhalb von 1-2 Stunden einsatzbereit.

Was passiert nach der 14-tägigen Testphase?
Sie können entscheiden, ob Sie einen der Pläne buchen möchten. Es gibt keine automatische Verlängerung oder versteckte Kosten.

Kann ich jederzeit kündigen?
Ja, es gibt keine langfristigen Verträge. Sie können monatlich kündigen.