Papierlose Praxis: So digitalisieren Sie Ihre Gesundheitspraxis Schritt für Schritt
24.03.26
Die papierlose Praxis spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert das Patientenerlebnis von Anfang an. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Chiropraktikern, Masseuren, Heilpraktikern, Osteopathen und anderen Gesundheitsberufen, wie sie Anamnesen, Behandlungsnotizen, Terminplanung und Abrechnung digitalisieren – ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.
Die papierlose Praxis ist eine der wirkungsvollsten Veränderungen, die Sie als Therapeutin oder Therapeut in Ihrer täglichen Arbeit vornehmen können. Sie sparen Zeit, vermeiden Fehler, verbessern das Patientenerlebnis und behalten den Überblick – ohne den unvermeidlichen Stapel Ordner auf dem Schreibtisch. Viele Praxisinhaber schieben diesen Schritt jedoch auf, weil ihnen nicht klar ist, wo sie anfangen sollen.
Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung begleitet Sie durch den gesamten Prozess. Ob Sie Chiropraktiker, Masseur, Heilpraktiker, Osteopath, Ergotherapeut, Logopäde, Ernährungsberater oder eine andere Fachkraft im Gesundheitswesen sind – die Grundprinzipien gelten für alle Praxistypen. Dabei müssen Sie nicht alles auf einmal umstellen. Ein schrittweises Vorgehen ist realistisch und hält den laufenden Betrieb stabil.
Papierbasierte Abläufe erzeugen an jeder Stelle des Patientenkontakts unnötigen Aufwand. Patienten füllen bei jedem Besuch dieselben Formulare aus. Mitarbeitende übertragen anschließend handschriftliche Notizen in das System. Rechnungen warten darauf, bearbeitet zu werden. Akten werden falsch abgelegt. Und wenn ein Patient anruft, um einen Termin zu verschieben, muss jemand die physische Akte heraussuchen.
Die Vorteile einer papierlosen Praxis sind konkret und spürbar:
Weniger Verwaltungsaufwand. Digitale Formulare, Notizen und Akten lassen sich schneller erstellen, durchsuchen und weitergeben.
Weniger Fehler. Handschriftliche Notizen sind schwer lesbar – getippte Einträge hingegen nicht.
Besseres Patientenerlebnis. Patienten können Anamnesen vor dem ersten Termin online ausfüllen. So kommen sie vorbereitet und informiert in die Praxis.
Einfachere Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Digitale Akten lassen sich bei der DSGVO-konformen Datenverwaltung deutlich einfacher strukturieren als Papierdokumente.
Mehr Platz in der Praxis. Keine Aktenschränke, kein Archivraum für alte Ordner.
Betriebliche Sicherheit. Cloud-basierte Akten sind von überall erreichbar – physische Akten hingegen nicht.
Darüber hinaus erwarten Patienten zunehmend digitale Abläufe. Ein PDF-Formular per E-Mail zu verschicken – oder Patienten zu bitten, 20 Minuten früher zu erscheinen, um Papierformulare auszufüllen – wirkt heute veraltet. Ein reibungsloser digitaler Erstkontakt hingegen setzt von Beginn an einen professionellen Ton.
Die Frage ist also nicht, ob Sie Ihre Praxis digitalisieren sollten – sondern wie Sie das tun, ohne den laufenden Betrieb zu stören.
1 Bestehende Papierprozesse analysieren
Bevor Sie etwas verändern, erfassen Sie zunächst, welche Abläufe in Ihrer Praxis aktuell auf Papier stattfinden. Das dauert etwa eine Stunde und erleichtert jeden weiteren Schritt erheblich.
Was Sie analysieren sollten
Anamnese- und Gesundheitsfragebögen (Erstanamnese)
Manuelle Terminerinnerungen oder handgeschriebene Terminkarten
Rechnungen, Quittungen und Zahlungsbelege
Interne Kommunikationsnotizen im Team
Abrechnungsunterlagen nach GebüH oder ICD-10
Fragen zur Selbsteinschätzung
Stellen Sie sich für jeden Papierprozess folgende Fragen: Wie oft führt dieser Ablauf zu Problemen? Wie viel Zeit kostet er? Könnte dies digital einfacher gelöst werden? Ihre Antworten helfen Ihnen, die Digitalisierung sinnvoll nach Priorität zu ordnen.
Als Ergebnis erhalten Sie eine klare, nach Dringlichkeit geordnete Liste. Erfahrungsgemäß stellen die meisten Praxen fest, dass Anamneseformulare und die Terminplanung die zwei größten Schwachstellen sind. Daher sind dies die naheliegendsten Ausgangspunkte.
2 Anamnese- und Einwilligungsformulare digitalisieren
Dies ist die sichtbarste Veränderung für Ihre Patienten – und häufig der schnellste Fortschritt für Ihre Praxis. Digitale Anamneseformulare ersetzen Klemmbrett, Kugelschreiber und das erneute manuelle Eintippen handschriftlicher Antworten.
Was digitale Anamneseformulare enthalten
Eine vollständige digitale Erstaufnahme umfasst in der Regel:
Gesundheitsanamnese und aktuelle Beschwerden (Erstanamnese)
Medikamenten- und Allergielisten
Einwilligung zur Behandlung
Datenschutzhinweis und Einwilligungserklärung gemäß DSGVO
Praxisspezifische Fragebögen (z. B. Haltungsanalyse beim Chiropraktiker, Druckpräferenzen in der Massagepraxis oder psychotherapeutische Eingangsfragebögen)
Wie digitale Formulare versendet werden
Der effektivste Ansatz ist der Versand vor dem Termin. Patienten füllen das Formular zu Hause am Smartphone oder Computer aus. Wenn sie in die Praxis kommen, haben Sie bereits alle Informationen. Das verkürzt den ersten Termin und verbessert außerdem die Qualität der Erstberatung erheblich.
Eine gute Praxissoftware enthält einen integrierten Formular-Editor. Sie können individuelle Formulare für Ihr Fachgebiet erstellen – ohne technische Vorkenntnisse. Zum Beispiel kann eine Chiropraktiker-Praxis Formulare mit Haltungs- und Schmerzanalyse anlegen, während eine Massagepraxis den Fokus auf Druckpräferenzen und Kontraindikationen legt. Für Heilpraktiker lässt sich die klassische Erstanamnese vollständig digital abbilden.
Mit einem integrierten Formular-Editor erstellen Sie individuelle Anamnesen, Einwilligungen und Fragebögen – ganz ohne technische Vorkenntnisse.
Tipps für einen reibungslosen Übergang
Beginnen Sie mit dem Formular, das Sie am häufigsten verwenden. Dieses sollte zuerst funktionieren, bevor Sie weitere anlegen.
Weisen Sie außerdem in der Buchungsbestätigung kurz darauf hin, dass vor dem Termin ein digitales Formular zugesandt wird.
Für Patienten, die wenig technische Erfahrung haben, empfiehlt sich ein Tablet am Empfang als einfache Ausweichoption.
Nutzen Sie die Umstellung grundsätzlich als Gelegenheit, Ihre Papierformulare zu überarbeiten. Streichen Sie Fragen, die Sie heute nicht mehr benötigen.
Hinzu kommt, dass digitale Formulare das Problem unleserlicher Handschrift vollständig beseitigen. Jede Antwort ist getippt, mit einem Zeitstempel versehen und automatisch in der Patientenakte gespeichert.
3 Digitale Patientenakten und Behandlungsnotizen einführen
Dies ist der Kern der papierlosen Praxis. Ihre Patientenakten – einschließlich Behandlungsnotizen, Therapieplänen und Verlaufsdokumentationen – müssen aus Papierordnern in ein sicheres digitales System übertragen werden.
Was eine digitale Patientenakte enthält
Eine digitale Patientenakte bündelt alle relevanten Informationen an einem Ort:
Kontaktdaten und persönliche Angaben
Gesundheitsanamnese (aus den digitalen Aufnahmeformularen)
Für die meisten Gesundheitsberufe erfolgt die Behandlungsdokumentation in Form von SOAP-Notizen – Subjektiv, Objektiv, Assessment und Plan. Digitale SOAP-Notizen ermöglichen eine schnelle und einheitliche Dokumentation. Vorlagen bedeuten außerdem, dass Sie nicht jedes Mal von vorne beginnen müssen. Wer viele Patienten pro Tag behandelt, profitiert insbesondere von erweiterten Funktionen, bei denen vorprogrammierte Schaltflächen vollständige Sätze oder Befunde per Klick einfügen – das reduziert den Dokumentationsaufwand pro Sitzung erheblich.
Digitale SOAP-Notizen ermöglichen eine schnelle, strukturierte Dokumentation mit anpassbaren Vorlagen – ganz ohne Papierakte.
Dokumentation für verschiedene Fachbereiche
Nicht jede Berufsgruppe nutzt SOAP-Notizen im klassischen Sinne. Heilpraktiker etwa arbeiten mit Erstanamnese und Verlaufsprotokoll, die spezifischen fachlichen und rechtlichen Anforderungen folgen. Ernährungsberater und Diätassistenten dokumentieren häufig Ernährungstagebücher und Zielvereinbarungen. Der entscheidende Faktor ist deshalb, eine Software zu wählen, die individuelle Vorlagen erlaubt – damit Ihre digitale Dokumentation Ihren tatsächlichen Arbeitsprozessen entspricht und nicht einem Einheitsformat.
Für Osteopathen und Heilpraktiker bietet eine cloud-basierte Akte außerdem den Vorteil, dass Verlaufsprotokolle jederzeit abrufbar, mit Kollegen teilbar und sicher archiviert sind – ohne Risiko durch physischen Schaden oder Verlust. Weitere Informationen zu fachspezifischen Lösungen finden Sie auf den Seiten für Osteopathie-Software und Heilpraktiker-Software.
Datei-Uploads
Digitale Akten werden noch leistungsfähiger, wenn sie Dateianhänge ermöglichen. Befunde, Überweisungsschreiben und Bildgebungsberichte können direkt in die Patientenakte hochgeladen werden. Infolgedessen befinden sich alle patientenbezogenen Informationen an einem einzigen Ort –-statt aufgeteilt zwischen einem digitalen System und einer physischen Mappe in der Schublade.
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4 Online-Terminbuchung und digitale Erinnerungen einrichten
Papierbasierte Terminbücher und telefonische Terminvereinbarungen gehören zu den zeitaufwendigsten Abläufen in jeder Praxis. Die Umstellung auf Online-Buchung löst beide Probleme gleichzeitig – und ist eine der Veränderungen, die Patienten sofort bemerken.
Online-Terminbuchung
Mit einem Online-Buchungssystem können Patienten Termine rund um die Uhr buchen – ohne auf Ihre Sprechzeiten angewiesen zu sein. Das ist besonders wertvoll für Einzelpraxen, in denen Sie nicht immer erreichbar sind. Patienten wählen einen freien Termin, erhalten eine Bestätigung, und Sie werden benachrichtigt.
Ein gutes System ermöglicht außerdem Terminanfragen, bei denen Sie den Termin zunächst prüfen und bestätigen, bevor er fixiert wird. So behalten Sie die Kontrolle über Ihren Kalender – ohne aufwendige Telefonate.
Online-Terminbuchung ermöglicht Ihren Patienten die Buchung rund um die Uhr – weniger Telefonanrufe, vollerer Kalender.
Automatische Terminerinnerungen
Manuelle Erinnerungsanrufe durch automatische digitale Erinnerungen zu ersetzen ist einer der einfachsten Gewinne bei der Digitalisierung. E-Mail-Erinnerungen werden automatisch nach der Terminbestätigung versendet und enthalten die Terminzeit. SMS-Erinnerungen ergänzen dies um einen weiteren Kommunikationskanal – mit einer durchschnittlichen Öffnungsrate von rund 98 % werden Textnachrichten nahezu sofort gelesen. Laut Praxisberichten können Praxen, die beide Kanäle kombinieren, ihre Ausfallquote um bis zu 30 % reduzieren, wobei die tatsächlichen Ergebnisse je nach Praxistyp und Patientenstruktur variieren. SMS-Erinnerungen sind als optionale Zusatzfunktion gegen Aufpreis verfügbar.
Die Kombination beider Kanäle – E-Mail für die Termindetails, SMS als kurze Erinnerungsnachricht – ist der wirksamste Ansatz, um Ihren Terminplan zuverlässig zu halten.
Was ist mit klassischen Terminkarten?
Viele Therapeuten halten an gedruckten Terminkarten fest – Patienten schätzen manchmal etwas Greifbares. In der Praxis sind digitale Erinnerungen jedoch zuverlässiger. Terminkarten gehen verloren. SMS und E-Mails nicht. Sie können den nächsten Termin natürlich auch weiterhin am Ende jeder Sitzung mündlich ansprechen – eine Gewohnheit, die viele Behandler auch nach der vollständigen Digitalisierung beibehalten.
5 Abrechnung und Finanzen digitalisieren
Die Abrechnung ist häufig der letzte Bereich, der papierlos wird – und gleichzeitig derjenige, der nach der Umstellung am meisten Verwaltungszeit einspart. Papierrechnungen, handgeschriebene Quittungen und manuelle Zahlungsbelege sind fehleranfällig und im Laufe der Zeit schwer nachzuverfolgen.
Digitale Abrechnung
Mit einem digitalen Abrechnungssystem können Sie professionelle Rechnungen direkt aus Ihrer Praxissoftware erstellen und versenden. Sie behalten den Überblick über ausgestellte Rechnungen, erfassen eingegangene Zahlungen und können jederzeit Finanzberichte abrufen.
Für Therapeuten, die nach GebüH abrechnen oder ihren Patienten Kostenerstattungsbelege für private Krankenversicherungen ausstellen müssen, vereinfacht eine digitale Abrechnung die Erstellung der erforderlichen Unterlagen erheblich. ICD-10-Codes lassen sich direkt in der Dokumentation verknüpfen.
Die digitale Abrechnung gibt Ihnen einen klaren Überblick über Einnahmen, Rechnungen und Zahlungen – alles an einem Ort.
Finanzanalysen und Berichte
Ein weniger offensichtlicher, aber bedeutender Vorteil der digitalen Abrechnung ist die Auswertung, die dadurch möglich wird. Wenn Rechnungen und Zahlungen digital erfasst sind, können Sie Ihren Umsatz nach Zeitraum einsehen, Ihre meistgebuchten Leistungen identifizieren und die wirtschaftliche Situation Ihrer Praxis auf einen Blick erfassen. Mit papierbasierter Abrechnung ist diese Art der Analyse kaum möglich, ohne stundenlange manuelle Arbeit.
Für wachsende Praxen wird diese Transparenz zunehmend wichtiger. Zu wissen, woher Ihre Einnahmen kommen – und wo Lücken entstehen – ist ein betriebswirtschaftlicher Vorteil, den papierbasierte Abrechnung schlicht nicht bieten kann.
6 Bestehende Papierakten sinnvoll übergeben
Eine der häufigsten Fragen beim Einstieg in die papierlose Praxis lautet: „Was mache ich mit all den Papierakten, die ich bereits habe?” Die ehrliche Antwort: Sie müssen nicht alles auf einmal digitalisieren. Wer es trotzdem versucht, gefährdet oft den gesamten Umstellungsprozess.
Ein praxistauglicher Stufenplan
Die folgende Vorgehensweise bewährt sich in den meisten Praxen:
Aktive Patienten zuerst. Digitalisieren Sie vorrangig die Akten der Patienten, die Sie aktuell behandeln. Das sind die Unterlagen, auf die Sie am häufigsten zugreifen.
Neue Patienten ab sofort digital. Ab dem Startdatum Ihrer Umstellung werden alle neuen Patientenakten ausschließlich digital angelegt. Ohne Ausnahmen.
Wiederkehrende Patienten beim nächsten Termin. Wenn ein bisher papierbasierter Patient einen neuen Termin bucht, digitalisieren Sie seine Akte vor oder während dieses Besuchs.
Inaktive Akten sicher archivieren. Akten nicht mehr aktiver Patienten können weiterhin in physischer Form aufbewahrt werden. Beachten Sie dabei die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Archivieren Sie sie geordnet und verschlossen, und notieren Sie ihren Standort digital, damit Sie bei Bedarf schnell darauf zugreifen können.
Dieser Ansatz bedeutet, dass Sie keinen wochenlangen Scan-Marathon benötigen, bevor Sie mit der Digitalisierung beginnen können. Stattdessen stellen Sie schrittweise um, während der Praxisbetrieb normal weiterläuft.
Sollen alte Akten eingescannt werden?
Wenn Sie ein vollständig digitales Archiv anstreben, ist Scannen die Lösung. Es ist jedoch zeitaufwendig. Viele Praxen beauftragen deshalb einen Dienstleister für Dokumentenscanning, insbesondere bei größeren Mengen. Alternativ können Sie die Akten nach und nach in ruhigeren Zeiträumen einscannen, bis der Bestand aufgearbeitet ist.
Das Wichtigste ist letztlich, mit dem Anlegen neuer Papierakten aufzuhören. Genau das bedeutet der Übergang zur papierlosen Praxis in der Praxis.
7 Team einbinden und neue Gewohnheiten etablieren
Technologie ist nur ein Teil der Umstellung. Der andere Teil ist Verhaltensänderung – Ihre eigene und die Ihres Teams. Selbst das beste digitale System scheitert, wenn Mitarbeitende aus Gewohnheit weiterhin nach Stift und Papier greifen.
Für Einzelpraxen
Der Übergang ist einfacher, weil Sie nur Ihre eigenen Gewohnheiten ändern müssen. Legen Sie sich ein konkretes Startdatum fest und halten Sie es konsequent ein. Die ersten Wochen werden sich langsamer anfühlen als gewohnt – nach einem Monat jedoch empfinden die meisten Therapeuten digitale Abläufe als deutlich schneller und übersichtlicher als papierbasierte.
Für Praxen mit Mitarbeitenden
Beziehen Sie Ihr Team grundsätzlich in die Planung ein. Fragen Sie, welche papierbasierten Abläufe im Alltag am meisten nerven – Mitarbeitende haben oft praktische Hinweise, die Einzelpraktikern entgehen. Wenn das Team versteht, warum die Umstellung erfolgt, und mitgestalten darf, verläuft die Einführung wesentlich reibungsloser.
Erstellen Sie außerdem kurze Standardabläufe für die häufigsten digitalen Schritte: Wie wird ein digitales Anamnesebformular nach einer Buchung versandt? Wie wird eine SOAP-Notiz aus einer Vorlage erstellt? Wie wird nach einer Sitzung eine Rechnung generiert? Schriftliche Checklisten helfen insbesondere in den ersten Wochen.
Typische Widerstände
Der häufigste Einwand lautet: „Auf Papier geht das schneller.” Das stimmt – allerdings nur in den ersten Wochen. Nach dem ersten Monat ist das nicht mehr der Fall. Sprechen Sie das offen an: Die Umstellung hat eine kurze Lernkurve, aber der langfristige Gewinn ist erheblich. Digitale Akten sind schließlich zuverlässiger, sicherer und schneller durchsuchbar als Papierakten.
Datenschutz und Datensicherheit in der papierlosen Praxis
Eine häufige Sorge beim Wechsel zur papierlosen Praxis betrifft die Sicherheit der Patientendaten. Physische Akten vermitteln ein Gefühl von Kontrolle – Sie sehen, wo sie liegen. Digitale Akten lassen sich jedoch mit der richtigen Software deutlich zuverlässiger schützen als Papier.
DSGVO-Anforderungen und Datenschutz (Deutschland und EU)
In Deutschland und der gesamten EU gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Patientendaten. Die Digitalisierung Ihrer Praxis erleichtert die DSGVO-konforme Datenverwaltung in vielen Bereichen – sie garantiert Konformität jedoch nicht automatisch. Achten Sie bei der Softwareauswahl auf Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und automatische Datensicherungen. Ob Ihre Praxis alle Anforderungen erfüllt, hängt von Ihren internen Prozessen und der Konfiguration Ihrer Tools ab. Wir empfehlen, einen Datenschutzbeauftragten oder Fachanwalt hinzuzuziehen.
Digitale Akten vs. Papierakten: ein Sicherheitsvergleich
Risiken bei Papierakten: Feuer, Wasserschäden, Diebstahl, Fehlablage, physische Beschädigung, unbeabsichtigte Einsichtnahme durch Dritte in der Praxis.
Risiken bei digitalen Akten (mit geeigneter Software): Minimiert durch Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und automatische tägliche Backups.
Insgesamt ist ein gut gesichertes digitales System deutlich zuverlässiger als Papierarchivierung. Der entscheidende Faktor ist deshalb die Wahl einer Software, die Datensicherheit von Grund auf ernst nimmt.
Beispiel: Ein Chiropraktiker stellt seine Praxis um
Dies ist ein fiktives Beispiel zur Veranschaulichung.
Herr Fischer betreibt eine Einzelpraxis für Chiropraktik und behandelt rund 25 Patienten pro Woche. Vor der Digitalisierung verbrachte er jeden Morgen etwa 45 Minuten damit, Papierakten durchzusehen, Notizen für die Termine des Tages vorzubereiten und Patienten manuell zur Bestätigung anzurufen. Seine Anamneseformulare umfassten drei handgeschriebene Seiten. Die Abrechnung erfolgte über eine Tabellenkalkulation und ein Quittungsbuch.
Er entschied sich daher für eine schrittweise Umstellung über vier Wochen. In Woche eins erstellte er digitale Anamneseformulare und sandte sie an die nächsten zehn Neupatienten – alle füllten sie vor dem Termin aus. In Woche zwei wechselte er zur Online-Terminbuchung. In Woche drei legte er SOAP-Notiz-Vorlagen an, die seinem Dokumentationsstil entsprachen. Schließlich stellte er in Woche vier auf digitale Rechnungserstellung nach jeder Sitzung um.
Sechs Wochen nach Beginn der Umstellung schätzte er, dass er täglich rund 40 Minuten Verwaltungsaufwand einspart. Seine Papierformulare lagen noch im Schrank – allerdings legte er keine neuen mehr an. Alle neuen Patienten wurden von Anfang an vollständig digital geführt.
Diese Art der Umstellung ist für die meisten Einzel- und Kleingruppenpraxen realistisch, wenn sie phasenweise angegangen wird – nicht alles auf einmal.
Ruanas erweiterte SOAP-Notizen enthalten vorprogrammierte Schaltflächen, die vollständige Sätze per Klick einfügen – für schnellere Dokumentation bei jedem Termin.
Die richtige Software macht die papierlose Praxis einfach
Eine papierlose Praxis zu führen wird deutlich einfacher, wenn Ihre Software dafür entwickelt wurde. Die richtige Plattform bündelt alle Abläufe aus dieser Anleitung – Anamneseformulare, Behandlungsnotizen, Terminplanung, Erinnerungen und Abrechnung – in einem einzigen, vernetzten System. Anstelle von fünf verschiedenen Tools genügt eine Lösung, die wirklich funktioniert.
Ruana ist Praxissoftware, die speziell für Gesundheits- und Wellnessprofis entwickelt wurde – darunter Chiropraktiker, Masseure und Massagepraxen, Heilpraktiker und Osteopathen. Die Plattform umfasst 24/7-Online-Terminbuchung, digitale Anamneseformulare, SOAP-Notizen (mit erweiterten automatischen Notizen im Professional-Tarif), E-Mail- und SMS-Erinnerungen, Rechnungsstellung, Finanzberichte und sichere, cloudbasierte Patientenakten – alles in einer Lösung.
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Häufig gestellte Fragen zur papierlosen Praxis
Wie wird eine kleine Gesundheitspraxis papierlos?
Beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihrer Anamnese- und Einwilligungsformulare, wechseln Sie dann zu digitalen Patientenakten und Behandlungsnotizen wie SOAP-Notizen oder Verlaufsprotokollen. Danach folgen Online-Terminbuchung, digitale Erinnerungen sowie elektronische Abrechnung. Eine einzige Plattform – wie Ruana – bildet all diese Schritte ab und vereinfacht den Übergang erheblich.
Ist eine papierlose Praxis DSGVO-konform?
Die Digitalisierung erleichtert die Einhaltung der DSGVO in vielen Bereichen – ob Ihre Praxis tatsächlich DSGVO-konform ist, hängt jedoch von Ihren internen Prozessen, der eingesetzten Software und deren Konfiguration ab. Wir empfehlen, einen Datenschutzbeauftragten oder Fachanwalt für Datenschutzrecht hinzuzuziehen, um Ihre spezifischen Pflichten zu klären. Achten Sie bei der Softwareauswahl auf Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und klare Angaben zur Datenverarbeitung.
Wie schnell lässt sich eine Praxis digitalisieren?
Der schnellste Weg ist die Einführung einer All-in-One-Praxissoftware, die digitale Formulare, Online-Buchung, Behandlungsnotizen und Abrechnung abdeckt –-ohne mehrere Tools integrieren zu müssen. Mit der Digitalisierung der Anamneseformulare erzielen Sie die unmittelbarsten und sichtbarsten Ergebnisse. Ruana ist für genau diese Art der schnellen Einrichtung konzipiert – die meisten Einzelpraxen sind in ein bis zwei Stunden betriebsbereit.
Müssen alle alten Patientenakten eingescannt werden?
Nein – Sie müssen nicht alle historischen Akten vor der Umstellung digitalisieren. Ein praktischer Ansatz: Digitalisieren Sie zunächst die Akten aktiver Patienten und legen Sie alle neuen Patientenakten ab Ihrem Startdatum ausschließlich digital an. Inaktive Akten können sicher in physischer Form archiviert und bei Bedarf eingescannt werden, wenn ein Patient zurückkommt. Mit Ruana werden alle neuen Patientenakten – einschließlich digitaler Anamnesen und Behandlungsnotizen – von Anfang an in der Cloud gespeichert.
Was sollte eine Gesundheitspraxis zuerst digitalisieren?
Priorisieren Sie Anamnese- und Einwilligungsformulare, da diese jeden neuen Patienten betreffen und sich schnell digitalisieren lassen. Behandlungsnotizen und Terminplanung folgen auf natürliche Weise. Die Abrechnung kann parallel oder etwas später umgestellt werden. Ruana deckt all diese Bereiche ab – Formulare, Notizen, Online-Buchung und Rechnungsstellung – in einer einzigen Plattform.
Wie lange dauert die Umstellung auf eine papierlose Praxis?
Die meisten Einzelpraxen können die grundlegende Umstellung – Formulare, digitale Notizen, Online-Buchung und Abrechnung – innerhalb von zwei bis vier Wochen abschließen. Die vollständige Umstellung, einschließlich der Digitalisierung älterer Akten, kann je nach Patientenaufkommen ein bis drei Monate dauern. Die Einrichtung bei Ruana dauert in der Regel ein bis zwei Stunden – die 14-tägige Testphase gibt Ihnen Zeit, Formulare und Abläufe zu gestalten, bevor Sie sich festlegen.
Funktioniert das auch ohne technische Vorkenntnisse?
Ja. Ruana enthält Video-Tutorials und Einrichtungsressourcen, die Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führen – ohne technisches Vorwissen. Die Ersteinrichtung für eine Einzelpraxis dauert in der Regel ein bis zwei Stunden. Die meisten Behandler fühlen sich innerhalb einer bis zwei Wochen sicher in den täglichen Abläufen.
