Terminerinnerungen
Weniger Terminausfälle. Ein vollerer Kalender. Weniger Stress.
Jeder verpasste Termin ist mehr als nur ein leerer Slot – es ist entgangener Umsatz, ein gestörter Tag und ein unangenehmes Nachgespräch, das Du nie führen wolltest. Die Wahrheit ist: Kunden und Patienten erscheinen nicht immer absichtlich nicht. Das Leben ist voll, und Dinge geraten in Vergessenheit. Das automatische Terminerinnerungssystem von Ruana arbeitet still im Hintergrund, um Deinen Terminplan zu schützen – damit Du Dich auf gute Behandlungen konzentrieren kannst, statt Bestätigungen hinterherzujagen.
Alles, was Du brauchst, damit Kunden zuverlässig erscheinen
Vom Moment der Terminbestätigung bis zur Stunde vor dem Termin hält Ruana Deine Kunden informiert und verbindlich. Ob Einzelpraxis oder Praxis mit mehreren Therapeuten – diese smarten Tools nehmen Dir die gesamte Nachverfolgungsarbeit ab.
E-Mail-Bestätigung bei der Buchung
Sobald ein Termin eingetragen wird – ob Dein Kunde online bucht oder Du ihn manuell einträgst – erhält er sofort eine E-Mail-Bestätigung. Sie enthält alle wichtigen Details: Leistung, Datum, Uhrzeit, Adresse und Deine Kontaktdaten. Keine Verwirrung, kein „Wann war das nochmal?”. Einfach eine klare, professionelle Bestätigung, die den Grundstein für ein erstklassiges Kundenerlebnis legt.
Hinweis: Diese Funktion kann je nach Kundenwunsch individuell ein- oder ausgeschaltet werden.
E-Mail-Erinnerung am Tag vorher
Auch Deine zuverlässigsten Kunden können einen Termin vergessen. Deshalb sendet Ruana automatisch eine freundliche Erinnerungs-E-Mail am Tag vor jedem Termin. Sie enthält alle relevanten Details – Termuhrzeit, Leistung, Deine Adresse und Kontaktdaten – damit Kunden vorbereitet und pünktlich erscheinen. Ein kleiner Aufwand mit großer Wirkung auf Deine Terminausfallquote.
Benachrichtigungen für Mitarbeiter und Therapeuten
Dein Terminplan ist immer in Bewegung. Neue Buchungen kommen herein, Kunden buchen um, und Terminanfragen warten auf Deine Reaktion. Ruana hält Dich auf dem Laufenden, indem es Benachrichtigungs-E-Mails sendet, sobald sich etwas in Deinem Kalender ändert – eine neue Buchung, eine Stornierung, eine Umbuchung oder eine eingehende Terminanfrage. In Praxen mit mehreren Therapeuten wird auch der Praxisinhaber benachrichtigt, damit nichts verloren geht.
Lieber ein ruhigeres Postfach? Diese Benachrichtigungen lassen sich jederzeit deaktivieren.
Stornierungsrichtlinien klar und sicher durchsetzen
Wenn ein Kunde nicht erscheint oder zu kurzfristig absagt, solltest Du diese Situation nicht ohne klare Aufzeichnung navigieren müssen. Mit Ruana kannst Du Termine direkt im Termineintrag als „Nicht erschienen” oder „Storniert” markieren. Das hält die Kundenhistorie genau und gibt Dir die nötigen Informationen, um zu entscheiden, ob Du eine Stornierungsgebühr oder No-Show-Gebühr erhebst – ganz ohne Rätselraten oder unangenehme Gespräche.
- Termine mit einem Klick als „Nicht erschienen” oder „Storniert” markieren
- Stornierungshistorie je Kunde verfolgen – für fundierte Entscheidungen
- Stornierungsgebühr oder No-Show-Gebühr von Fall zu Fall festlegen
SMS-Erinnerungen (kostenpflichtiges Add-on)
E-Mail-Erinnerungen leisten die Hauptarbeit – aber manchmal ist es eine SMS, die wirklich die Aufmerksamkeit bekommt. SMS-Öffnungsraten sind deutlich höher als bei E-Mails. Eine zusätzliche Textnachricht kann also den Unterschied machen zwischen einem vollen Terminplan und einem leeren Slot. Die SMS-Erinnerungen von Ruana werden automatisch vor dem Termin an Kunden gesendet – genau im richtigen Moment.
Als kostenpflichtiges Add-on verfügbar, sind SMS-Erinnerungen ein günstig upgrades mit hoher Wirkung – besonders wenn Terminausfälle in Deiner Praxis ein wiederkehrendes Thema waren.
Warum Terminerinnerungen für Deine Praxis so wichtig sind
Verpasste Termine kosten nicht nur Umsatz – sie hinterlassen Lücken im Terminplan, die kurzfristig kaum zu füllen sind, und untergraben die Konstanz, auf die Deine Praxis angewiesen ist. Ein gut getaktetes Erinnerungssystem ist eines der einfachsten und wirkungsvollsten Mittel, um Deine Zeit und Deine Einnahmen zu schützen.
Umsatz schützen
Jeder Terminausfall ist ein Slot, den Du hättest füllen können. Automatische Erinnerungen reduzieren kurzfristige Absagen und vergessene Termine deutlich – und halten so Deinen Terminplan und Deinen Umsatz konstant.
Zeit bei der Nachverfolgung sparen
Kunden manuell zu erinnern ist aufwendig und leicht zu vergessen. Ruana übernimmt das automatisch – damit Du nie wieder abends Erinnerungs-SMS schickst oder zwischen Behandlungen anrufst.
Professionelles Kundenerlebnis bieten
Zeitgemäße, gut gestaltete Kommunikation spiegelt die Qualität Deiner Praxis wider. Kunden merken, wenn eine Praxis professionell aufgestellt ist – und kommen deshalb eher wieder und empfehlen sie weiter.
Stornierungsrichtlinien ohne Unannehmlichkeiten durchsetzen
Eine genaue Aufzeichnung von No-Shows und Stornierungen macht es leichter, die eigene Stornierungsrichtlinie fair und konsequent anzuwenden – ohne auf das Gedächtnis angewiesen zu sein oder unangenehme Gespräche ohne Belege führen zu müssen.
In wenigen Minuten eingerichtet – und jetzt Terminausfälle mit Ruana reduzieren
Der Einstieg in Ruana dauert Minuten, nicht Tage. Unser Team hilft Dir beim Umstieg von einer anderen Plattform. Richte Deine Terminerinnerungen ein, konfiguriere Deine Stornierungsrichtlinie und schütze Deinen Terminplan – sofort und ohne Aufwand.
Kostenlos testen 14 Tage unverbindlich und kostenlos testen. Keine Kreditkarte notwendig.