GebüH-Abrechnung als Heilpraktiker: Was die Positionsnummern bedeuten, welche Fehler häufig passieren und was ein gutes Abrechnungsprogramm leisten muss.
Als Heilpraktiker in eigener Praxis ist die Abrechnung einer der zeitaufwendigsten Verwaltungsbereiche. Ein gutes Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker automatisiert diesen Prozess – von der GebüH-Rechnungserstellung über ICD-10-Codes bis hin zur Übersicht offener Forderungen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie die GebüH-Abrechnung funktioniert, welche häufigen Fehler Sie vermeiden sollten und worauf es bei der Wahl eines Abrechnungsprogramms wirklich ankommt.
Das Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker – kurz GebüH – ist die Grundlage jeder Abrechnung in der Naturheilpraxis. Anders als bei Kassenärzten gibt es für Heilpraktiker keine gesetzlich festgelegten Honorare. Die GebüH dient stattdessen als Orientierungsrahmen, auf den sich Heilpraktiker, Patienten und private Krankenversicherungen gleichermaßen beziehen.
Die GebüH enthält über 40 Gebührenpositionen – von der Anamnese über verschiedene Untersuchungsmethoden bis hin zu spezifischen Behandlungsformen wie Akupunktur, Chirotherapie oder Phytotherapie. Jede Position hat eine Nummer, eine genaue Beschreibung und einen Richtsatz.
Heilpraktiker können die Höhe ihrer Honorare grundsätzlich frei vereinbaren. In der Praxis orientieren sich die meisten jedoch an den GebüH-Richtsätzen, weil private Krankenversicherungen und Krankenzusatzversicherungen in der Regel nur bis zu einem bestimmten Prozentsatz dieser Sätze erstatten. Rechnungen, die deutlich über den Richtsätzen liegen, werden von Versicherungen häufig nur teilweise anerkannt – was zu Rückfragen und Unmut bei Patienten führt.
Für jeden Patienten und jede Behandlung erstellen Sie eine Rechnung, die folgende Pflichtangaben enthält:
Die ICD-10-Codes – das internationale Klassifikationssystem für Diagnosen – sind nicht gesetzlich vorgeschrieben für Heilpraktiker, aber in der Praxis unverzichtbar. Patienten, die ihre Rechnung bei einer privaten Krankenzusatzversicherung einreichen, benötigen diese Codes für die Erstattung. Fehlen sie, wird die Rechnung häufig abgelehnt oder der Patient muss nachfragen – was Ihren Ruf als professionelle Praxis belastet.
Viele Heilpraktiker machen immer wieder dieselben Fehler bei der Abrechnung – oft ohne es zu merken, bis ein Patient eine Rückfrage von seiner Versicherung bekommt.
Falsch zugeordnete Positionsnummern. Die GebüH enthält über 40 Positionen, die sich teilweise ähneln. Eine falsche Nummer kann dazu führen, dass die Leistung von der Versicherung nicht anerkannt wird.
Fehlende ICD-10-Codes. Wie oben beschrieben sind diese für Versicherungserstattungen entscheidend. Rechnungen ohne ICD-10-Codes werden häufig zurückgeschickt.
Unvollständige Pflichtangaben. Eine fehlende Steuernummer oder ein falsches Behandlungsdatum macht eine Rechnung formal ungültig.
Unleserliche oder unstrukturierte Rechnungen. Handgeschriebene oder schlecht formatierte Rechnungen wirken unprofessionell und erschweren die Verarbeitung durch Versicherungen.
Keine systematische Nachverfolgung offener Forderungen. Wer nicht regelmäßig prüft, welche Rechnungen noch offen sind, verliert schnell den Überblick – und Umsatz.
Ein gutes Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker verhindert diese Fehler, indem es GebüH-Positionen als Vorlagen speichert, ICD-10-Codes direkt verknüpft und alle Pflichtangaben automatisch einfügt.
Nicht jede Software ist für die GebüH-Abrechnung geeignet. Generische Buchhaltungsprogramme, die für gewerbliche Unternehmen entwickelt wurden, sind für heilpraktische Praxen nur bedingt geeignet. Sie kennen in der Regel keine GebüH-Positionen, keine ICD-10-Codes und keine Besonderheiten der Privatpatientenabrechnung.
Ein spezialisiertes Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker muss folgende Funktionen bieten:
GebüH-Positionen als Vorlagen. Sie sollten Ihre häufig genutzten Positionen einmalig anlegen und bei jeder Rechnung mit einem Klick auswählen können – ohne jedes Mal die Positionsnummer nachschlagen zu müssen.
ICD-10-Code Integration. Die Software sollte ICD-10-Codes direkt in die Rechnungserstellung einbinden, sodass keine manuelle Übertragung nötig ist.
Professionelle Rechnungsvorlagen. Fertige Vorlagen mit allen Pflichtangaben stellen sicher, dass keine Information vergessen wird. Rechnungen sollten direkt per E-Mail versendbar oder ausdruckbar sein.
Übersicht offener Forderungen. Ein klares Dashboard zeigt Ihnen, welche Rechnungen bezahlt sind und welche noch ausstehen – ohne manuelle Tabellenkalkulation.
Verknüpfung mit der Patientenakte. Idealerweise ist die Abrechnung direkt mit der Patientendokumentation verknüpft. So können Sie nach einer Sitzung mit wenigen Klicks eine Rechnung aus den dokumentierten Leistungen generieren.
Finanzberichte und Auswertungen. Umsatzübersichten nach Zeitraum, Behandlungsart oder Patient helfen Ihnen, Ihre Praxis betriebswirtschaftlich im Blick zu behalten.
Einen ausführlichen Überblick zu Praxissoftware-Funktionen finden Sie in unserem Leitfaden zur Praxissoftware für Heilpraktiker.
Ein häufig übersehener Aspekt der Abrechnung betrifft die Umsatzsteuer. Heilpraktische Leistungen sind nach § 4 Nr. 14 UStG grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit – vorausgesetzt, es handelt sich um Leistungen zur Diagnose, Heilung oder Verhütung von Krankheiten.
Das bedeutet: Die meisten Ihrer Rechnungen enthalten keine Mehrwertsteuer. Verkaufen Sie jedoch auch Produkte – etwa Nahrungsergänzungsmittel oder Bücher – gelten dafür die normalen Umsatzsteuersätze. Ein gutes Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker sollte diese Unterscheidung korrekt abbilden können.
Wichtiger Hinweis: Steuerliche Fragen sollten Sie immer mit einem Steuerberater klären. Die Regelungen können je nach Tätigkeitsschwerpunkt und Praxisstruktur variieren.
Als Heilpraktiker haben Sie es mit drei verschiedenen Patientengruppen zu tun, die jeweils unterschiedliche Anforderungen an die Rechnung stellen:
Selbstzahler bezahlen die Rechnung direkt aus eigener Tasche. Sie benötigen eine korrekte, professionelle Rechnung – ICD-10-Codes sind optional, aber empfehlenswert.
Patienten mit privater Krankenversicherung (PKV) reichen die Rechnung bei ihrer Versicherung ein. Hier sind GebüH-Positionen und ICD-10-Codes unverzichtbar. Die Versicherung prüft die Rechnung genau – Fehler führen zu Rückfragen oder Teilerstattungen.
Patienten mit Krankenzusatzversicherung haben eine gesetzliche Krankenversicherung, aber eine zusätzliche private Police für Heilpraktikerleistungen. Die Anforderungen ähneln denen der PKV – auch hier sind korrekte GebüH-Positionen und ICD-10-Codes entscheidend.
Ein spezialisiertes Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker deckt alle drei Abrechnungswege ab und stellt sicher, dass jede Rechnung den jeweiligen Anforderungen entspricht.
Weitere Details zur Privatpatientenverwaltung finden Sie in unserem Leitfaden zur Heilpraktiker Abrechnung Software.
Viele Heilpraktiker starten mit Excel-Tabellen, Word-Vorlagen oder handschriftlichen Rechnungen. Das funktioniert – bis die Patientenzahl wächst.
| Manuelle Abrechnung | Digitales Abrechnungsprogramm | |
|---|---|---|
| Zeitaufwand pro Rechnung | 10–20 Minuten | 2–3 Minuten |
| Fehlerrisiko | Hoch | Gering |
| Übersicht offener Forderungen | Manuell, fehleranfällig | Automatisch, jederzeit |
| GebüH-Positionen | Manuell nachschlagen | Als Vorlagen gespeichert |
| ICD-10-Codes | Manuell einfügen | Direkt integriert |
| Finanzberichte | Nicht verfügbar | Automatisch generiert |
| Professionalität | Variabel | Konsistent hoch |
Ab etwa 20 Patienten pro Monat macht sich ein digitales Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker zeitlich und finanziell bezahlt.
Ruana ist eine cloudbasierte Praxisverwaltungssoftware, die speziell für Heilpraktiker, Osteopathen, Chiropraktiker und weitere Gesundheitsberufe entwickelt wurde. Die Abrechnungsfunktion ist direkt in die Patientenakte und die Terminverwaltung integriert – kein Wechsel zwischen verschiedenen Tools.
Mit Ruana als Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker können Sie:
Die Abrechnung ist dabei nicht als isolierte Funktion gedacht, sondern als Teil eines vollständigen Praxismanagementsystems – zusammen mit Online-Terminbuchung, digitalen Anamnesebögen, SOAP-Notizen und automatischen Terminerinnerungen.
Alle Daten werden verschlüsselt auf sicheren AWS-Servern gespeichert. Ruana wurde im Hinblick auf DSGVO-Anforderungen entwickelt. Für verbindliche Rechtsauskünfte empfehlen wir, einen Datenschutzbeauftragten hinzuzuziehen.
Ruana bietet zwei Tarife:
Solo-Tarif — $45,99 / Monat
Professional-Tarif — $65,99 / Monat (+ $19,99 pro zusätzlichem Therapeuten)
Beide Tarife beinhalten eine 14-tägige kostenlose Testphase — ohne Kreditkarte, ohne automatische Verlängerung.
Die Abrechnung erfolgt in USD. Der Euro-Gegenwert variiert je nach aktuellem Wechselkurs. Eine vollständige Preisübersicht finden Sie auf der Ruana-Preisseite.
Unterstützt Ruana die GebüH-Abrechnung? Ja. Sie können Ihre häufig genutzten GebüH-Positionen als Vorlagen speichern und bei der Rechnungserstellung einfach auswählen. ICD-10-Codes lassen sich direkt in die Rechnung einbinden.
Kann ich Rechnungen direkt per E-Mail versenden? Ja. Rechnungen können direkt aus der Plattform per E-Mail an Patienten versandt oder als PDF ausgedruckt werden.
Verarbeitet Ruana Online-Zahlungen? Nein. Ruana verarbeitet keine Online-Zahlungen. Patienten bezahlen per Überweisung, bar oder mit Karte direkt in Ihrer Praxis. Den Zahlungsstatus aktualisieren Sie manuell im System.
Ist Ruana DSGVO-gerecht? Ruana wurde im Hinblick auf DSGVO-Anforderungen entwickelt – mit Verschlüsselung, rollenbasierter Zugriffskontrolle und sicheren AWS-Servern. Für verbindliche Rechtsauskünfte empfehlen wir einen Datenschutzbeauftragten.
Wie lange dauert die Einrichtung? Die meisten Heilpraktikerpraxen sind in 1–2 Stunden vollständig eingerichtet. Ruana bietet außerdem kostenlosen Datenimport von bestehenden Systemen.
Die GebüH-Abrechnung ist komplex genug, um ohne die richtige Unterstützung regelmäßig Fehler zu produzieren — falsche Positionsnummern, fehlende ICD-10-Codes, unvollständige Pflichtangaben. Diese Fehler kosten Zeit, nerven Patienten und verzögern Versicherungserstattungen.
Ein spezialisiertes Abrechnungsprogramm für Heilpraktiker löst diese Probleme systematisch. Mit GebüH-Vorlagen, integrierter ICD-10-Codierung und professionellen Rechnungsvorlagen reduzieren Sie den Aufwand pro Rechnung auf wenige Minuten – und konzentrieren sich auf das, was zählt: die Behandlung.
Testen Sie Ruana 14 Tage kostenlos – keine Kreditkarte erforderlich.
Mehr zum Thema Praxisverwaltung für Heilpraktiker finden Sie in unserem Leitfaden zur digitalen Patientenakte und unserem Überblick zur papierlosen Praxis.
Our team will review your inquiry and get back to you as soon as possible.
