7 Schritte zum perfekten Patientenaufnahmeformular (das Ihnen täglich Zeit spart)
18.02.26
Ein gutes Patientenaufnahmeformular tut mehr als Informationen zu sammeln - es setzt den Ton für jeden Termin. Hier sind 7 umsetzbare Schritte, um Ihres richtig aufzubauen.
Viele Therapeuten und Heilpraktiker erstellen ihr Patientenaufnahmeformular einmal und überarbeiten es danach nie wieder. Kein Wunder also, dass es immer wieder zu Problemen kommt. Patienten erscheinen mit unvollständigen Unterlagen. Das Praxisteam jagt fehlende Angaben hinterher. Außerdem fühlt sich der gesamte Ablauf gehetzt an, noch bevor der Termin begonnen hat.
Die gute Nachricht ist: Ein gut aufgebautes Formular löst die meisten dieser Probleme, bevor sie entstehen. Ob Sie eine Chiropraktik-Praxis, ein Massagestudio oder eine Heilpraktiker-Praxis betreiben – die folgenden Schritte helfen Ihnen, ein Formular zu erstellen, das für Sie arbeitet und für Ihre Patienten einfach ist.
Schritt 1: Jedes Patientenaufnahmeformular braucht Einwilligung und rechtliche Hinweise
Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Formular die wesentlichen Punkte enthält. Dazu gehören die Einwilligung zur Behandlung, die bevorzugten Kontaktwege des Patienten und Ihre Storno-Richtlinie.
Viele Therapeuten behandeln die Einwilligung als Nebensache. Sie landet am Ende des Formulars, wo sie kaum gelesen wird. Dabei ist sie rechtlich zwingend erforderlich. Wenn Patienten Ihre Richtlinien vorab bestätigen, schützen Sie Ihre Praxis. Außerdem vermeiden Sie so unangenehme Gespräche über Nichterscheinen oder kurzfristige Stornierungen.
Wichtiger rechtlicher Hinweis für Deutschland: Gemäß dem Patientenrechtegesetz (§ 630a ff. BGB) müssen Behandelnde Patienten vor dem ersten Termin umfassend aufklären. Zusätzlich muss die Einwilligung schriftlich festgehalten werden. Darüber hinaus verpflichten die DSGVO und das BDSG dazu, bei der Erfassung von Gesundheitsdaten eine ausdrückliche Einwilligung einzuholen. Gesundheitsdaten gelten nämlich nach Art. 9 DSGVO als besonders schützenswert. Wenden Sie sich daher an Ihre zuständige Kammer oder Berufsorganisation, um alle Anforderungen zu kennen.
Ihre Storno-Richtlinie sollte zudem klar und einfach formuliert sein. Unklare Texte führen zu Missverständnissen. Klare Texte hingegen vermeiden sie.
Mit dem flexiblen Formular-Editor lassen sich individuelle Anamnesebögen mit spezialisierten Feldern wie Körperdiagrammen oder Wirbelsäulenschemata erstellen.
Schritt 2: Bauen Sie das Patientenaufnahmeformular rund um die Anamnese auf
Dies ist der Kern jedes Aufnahmeformulars. Sie möchten verstehen, wo ein Patient steht, um zu wissen, wie Sie ihm helfen können.
Gute Anamnesefragen erfassen zunächst die aktuellen Beschwerden und deren Dauer. Außerdem fragen sie nach früheren Verletzungen, eingenommenen Medikamenten und vorherigen Behandlungen. Ebenso wichtig sind mögliche Gegenanzeigen für Ihre Therapiemethode.
Dabei gilt: Relevanz ist entscheidend. Ein Formular für eine Chiropraktik-Praxis sieht anders aus als ein Massage-Aufnahmebogen. Verwenden Sie daher keine allgemeinen Vorlagen. Passen Sie stattdessen die Fragen an Ihre Fachrichtung an. Studien zeigen, dass Patienten zufriedener sind, wenn das Formular auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten wirkt.
Wenn Sie die Praxisverwaltungssoftware von Ruana nutzen, können Sie individuelle Formulare für jede Terminart erstellen. So erhält zum Beispiel ein neuer Patient ein anderes Formular als ein Patient beim Folgetermin. Falls Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, bietet Ruana außerdem fertige Vorlagen, die Sie anpassen können.
Schritt 3: Fragen Sie nach Zielen, nicht nur nach Problemen
Hier ist ein Schritt, der gute Formulare von sehr guten unterscheidet: Fragen Sie Patienten, was sie erreichen möchten.
„Was führt Sie heute zu mir?” ist in Ordnung. „Wie sieht ein gutes Ergebnis für Sie in 8 Wochen aus?” ist jedoch besser. Solche Fragen helfen Ihnen, gezieltere Behandlungspläne zu erstellen. Außerdem fühlen sich Patienten dadurch als ganze Menschen gehört – nicht nur als Liste von Symptomen.
Nutzen Sie diesen Abschnitt zudem für Fragen zum Lebensstil. Schlaf, Stress, Bewegung und Beruf liefern nämlich wichtigen Kontext für Ihre Arbeit. Viele Patienten teilen diese Angaben nicht freiwillig. Wenn Sie jedoch direkt fragen, erhalten Sie wertvolle Informationen.
Schritt 4: Ein digitales Patientenaufnahmeformular ist besser als Papier
Der Wechsel zu digitalen Formularen bringt klare Vorteile. Es geht dabei nicht nur darum, modern zu wirken. Vielmehr reduzieren digitale Formulare Fehler, verhindern unvollständige Einreichungen und machen den Ablauf vor dem Termin einfacher.
Wenn Patienten das Formular vorab erhalten, können sie es von zu Hause aus ausfüllen. Das Ergebnis: Sie erhalten vollständige Daten, bevor der Patient eintrifft. Es gibt kein Entziffern von Handschrift mehr. Ebenso entfällt das Einscannen von Papier.
DSGVO-Hinweis: Bei der digitalen Erfassung von Gesundheitsdaten müssen Sie als Verantwortlicher einige Punkte beachten. Erstens benötigen Sie eine Datenschutzerklärung, die Patienten über die Nutzung ihrer Daten informiert. Zweitens ist ein Verarbeitungsverzeichnis gemäß Art. 30 DSGVO erforderlich. Ruanas papierlose Formulare sind direkt in die Plattform eingebaut. Wenn ein Patient bucht, wird das Formular automatisch Teil des Buchungsvorgangs.
Einige Patienten bevorzugen dennoch Papier. In diesem Fall empfehlen wir folgendes: Halten Sie eine gedruckte Version im Wartezimmer bereit. Wenn ein Patient das Formular handschriftlich ausfüllt, fotografieren Sie es einfach und laden Sie es in die digitale Akte hoch. So bleibt alles an einem Ort.
Schritt 5: Senden Sie das Patientenaufnahmeformular sofort beim Anlegen des Patienten
Timing ist hier entscheidend. Je länger die Lücke zwischen Buchung und Erhalt des Formulars, desto größer die Chance, dass es vergessen wird.
Deshalb sendet Ruana das Formular automatisch, sobald ein Patient im System angelegt wird. Der Termin ist dann noch frisch im Gedächtnis. Es gibt kein manuelles Versenden und kein Nachfassen. Der Prozess läuft also von selbst.
Zusätzlich versendet Ruana automatische E-Mail-Erinnerungen vor dem Termin. Wer noch mehr Reichweite möchte, kann außerdem SMS-Erinnerungen gegen einen kleinen Aufpreis hinzubuchen. SMS-Nachrichten haben eine deutlich höhere Öffnungsrate als E-Mails. Patienten sehen sie daher schneller und kommen besser vorbereitet.
Patient email reminders for booking confirmation, reschedule requests, and cancellations.
Schritt 6: Stellen Sie die eine Frage, die die meisten Therapeuten vergessen
Woher hat Ihr Patient von Ihnen erfahren?
Diese Frage klingt einfach. Sie liefert jedoch wichtige Daten für Ihr Praxiswachstum. Fügen Sie daher eine kurze Frage zur Herkunft in Ihr Formular ein. Ein Dropdown-Menü mit Optionen wie „Suchmaschine”, „Empfehlung” oder „soziale Medien” reicht völlig aus.
Wenn zum Beispiel 60 % Ihrer neuen Patienten Sie über Google finden, wissen Sie, wo Sie Ihre Zeit investieren sollten. Wenn hingegen Empfehlungen überwiegen, lohnt sich ein Empfehlungsprogramm. Ohne diese Daten raten Sie. Mit ihnen treffen Sie gezielte Entscheidungen.
Es ist eine kleine Ergänzung – mit großer Wirkung.
Schritt 7: Automatisieren Sie den Versand und prüfen Sie jährlich
Sobald Ihr Formular fertig ist, sollte das System selbstständig laufen. Manuelles Versenden ist nämlich langsam und fehleranfällig. Im schlimmsten Fall erscheint ein neuer Patient ohne hinterlegte Daten.
Praxisverwaltungssoftware wie Ruana übernimmt das vollautomatisch. Das richtige Formular geht zur richtigen Zeit an den richtigen Patienten. Jeder neue Patient erhält so dasselbe gute Erlebnis — ohne Mehraufwand für Ihr Team.
Darüber hinaus empfehlen wir eine jährliche Überprüfung Ihres Formulars. Das Gesundheitswesen verändert sich. Ihre Praxis verändert sich. Folglich sollte sich auch Ihr Formular anpassen. Entfernen Sie veraltete Fragen, ergänzen Sie neue und stellen Sie sicher, dass Ihr Einwilligungstext noch den aktuellen Anforderungen aus Berufsrecht und DSGVO entspricht.
Was ein gutes Patientenaufnahmeformular für Ihre Praxis bewirkt
Wenn diese sieben Schritte zusammenkommen, ist die Wirkung im Alltag deutlich spürbar. Stellen Sie sich folgendes Beispiel vor: Ein Massagetherapeut verbrachte früher die ersten 10 Minuten jedes Ersttermins damit, die Anamnese zu erfassen. Der Grund war einfach: Patienten füllten Papierformulare selten vorab aus. Nach dem Wechsel zu digitalen Formularen mit automatischer Zustellung verlagerten sich diese 10 Minuten auf die Zeit vor dem Termin. Das Ergebnis war mehr Zeit für die Behandlung und eine spürbar bessere Patientenzufriedenheit.
Dasselbe gilt für alle Fachrichtungen. Ob Sie Chiropraktiker sind, als Heilpraktiker arbeiten oder ein Massagestudio betreiben – ein gutes Aufnahmeformular ist keine Last. Es ist vielmehr die Grundlage für eine gut organisierte Praxis.
Wie Ruana Ihren Aufnahmeprozess vereinfacht
Ruana ist Praxisverwaltungssoftware, die speziell für Gesundheits- und Wellnessberufe entwickelt wurde. Sie bietet alles, was Sie für digitale Aufnahmeformulare brauchen. Darüber hinaus enthält sie Werkzeuge für Termine, SOAP-Noten, Abrechnung und Berichte.
Alle Patientendaten werden zudem auf AWS-Servern in Ihrer Region gespeichert. Für europäische Praxen bedeutet das: Datenhaltung innerhalb der EU, vollständig im Einklang mit der DSGVO.
Die zentrale Patientenansicht ermöglicht eine schnelle Übersicht über Diagnosen, laufende Behandlungsphasen und anstehende Termine.
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:
Flexibler Formular-Builder — Erstellen Sie digitale Aufnahmeformulare und Einwilligungsformulare für Ihre Fachrichtung — ganz ohne technische Kenntnisse.
Automatische Formular-Zustellung — Ruana sendet das Formular sofort, wenn ein neuer Patient angelegt wird.
Automatische E-Mail-Terminerinnerungen — Patienten werden vor dem Termin automatisch per E-Mail erinnert. SMS-Erinnerungen sind zusätzlich gegen Aufpreis buchbar.
Papierlose Aufnahme in der Buchung — Das Formular ist direkt Teil des Buchungsprozesses.
DSGVO-konforme Datenspeicherung — Daten werden sicher auf AWS-Servern in Ihrer Region gespeichert, mit täglichen Backups.
Unbegrenzte Datei-Uploads — Laden Sie eingescannte Papierformulare oder Dokumente direkt in die Patientenakte hoch.
Die Preise beginnen bei €45,99/Monat für den Solo-Plan (bis zu 30 Termine/Monat). Der Professional-Plan kostet €65,99/Monat und bietet unbegrenzte Termine sowie erweiterte Funktionen. Zusätzliche Therapeuten können für €19,99/Monat hinzugefügt werden.
Bereit, ein besseres Patientenaufnahmeformular zu erstellen?
Ihr Aufnahmeformular ist oft der erste Eindruck, den ein Patient von Ihrer Praxis bekommt. Machen Sie ihn daher so gut wie möglich. Mit der richtigen Struktur, den richtigen Fragen und den passenden Tools wird Ihr Aufnahmeprozess zu einem der effizientesten Teile Ihres Arbeitsalltags.
Was sollte ein Patientenaufnahmeformular enthalten? Ein vollständiges Formular enthält zunächst die Einwilligung zur Behandlung gemäß § 630a BGB sowie Datenschutzhinweise nach DSGVO. Außerdem gehören aktuelle Beschwerden, Anamnese, Medikamente und Behandlungsziele dazu. Ebenso empfehlenswert ist eine Frage zur Herkunft des Patienten – also wie er auf Ihre Praxis aufmerksam wurde.
Wie bringe ich Patienten dazu, ihr Aufnahmeformular vor dem Termin auszufüllen? Der einfachste Weg: Senden Sie das Formular digital, sobald der Patient im System angelegt wird. So ist es frisch im Gedächtnis. Ruana versendet das Formular automatisch beim Anlegen eines neuen Patienten – ohne manuellen Aufwand Ihrerseits.
Sollte ich Papier- oder digitale Formulare verwenden? Digitale Formulare sind klar im Vorteil. Sie sind vollständiger, sparen Zeit und lassen sich direkt in die Patientenakte übertragen. Für Patienten, die Papier bevorzugen, empfehlen wir dennoch eine gedruckte Version bereitzuhalten und das ausgefüllte Formular anschließend einzuscannen.
Kann ich mein Formular für verschiedene Terminarten anpassen? Ja. Mit Ruana erstellen Sie verschiedene Formulartypen – zum Beispiel für Ersttermine oder Folgebehandlungen. Jede Terminart erhält dann automatisch das passende Formular.
Wie oft sollte ich mein Formular aktualisieren? Mindestens einmal pro Jahr. Überprüfen Sie dabei, ob Ihr Einwilligungstext, Ihre Storno-Richtlinie und Ihre Anamnesefragen noch aktuell sind. Achten Sie außerdem auf mögliche Änderungen im Berufsrecht oder der DSGVO.
Sind Patientendaten in Ruana DSGVO-konform gespeichert? Ja. Mit Ruana werden alle Daten auf AWS-Servern innerhalb der EU gespeichert. Die Speicherung erfolgt verschlüsselt, mit täglichen Backups und vollständig im Einklang mit der DSGVO.
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